¿Estás cansado de establecer proyectos sin ver resultados? ¿Te consume tu operación y no te da tiempo ejecutar los proyectos que te has propuesto?
En el episodio 248 de Negocios sin Complicaciones te dejo ocho pasos que te servirán para hacer que tus objetivos se cumplan.
Además de la disciplina y constancia, para que ejecutes los proyectos, debes asegurarte que estos respondan a la visión de negocio que te has propuesto, ya que la desconexión entre la visión y los proyectos, será un motivo para procrastinar.
Otro punto importante, consiste en aprender a distinguir entre proyectos, subproyectos y tareas.
Diferencia entre Proyecto, Subproyecto y Tarea
Tu proyecto sólo se realizará si vas paso a paso, y para ello debes llevarlo a nivel de las tareas.
Para que lo tengas más claro, he aquí un ejemplo simple.
Supongamos que en la visión de tu negocio te has propuesto digitalizar tu negocio.
Por lo tanto, has planteado un objetivo SMART que incluye la digitalización del área de ventas, el nivel de digitalización deseado, la fecha límite para tal digitalización y los KPI’s que medirás.
Ahora toca bajar ese objetivo SMART a un proyecto. Dicho proyecto sería: “Digitalización del Área de Ventas”.
Hasta este punto se oye muy bien, sin embargo, no es una acción. Por lo cual habrá que dividir dicho proyecto en tantos subproyectos como sea necesario.
Supongamos por lo tanto que, para poder digitalizar el área de ventas, necesitas 3 cosas:
- Capacitar al personal de ventas.
- Adquirir cierto software.
- Digitalizar documentos.
Esas tres cosas o hitos, son los subproyectos que abarca el proyecto denominado “Digitalización del Área de Ventas”.
No obstante, nuevamente cada subproyecto aún no es accionable, ya que cada uno engloba una serie de actividades.
Así pues, el subproyecto 3 “Digitalizar documentos” implica ciertas acciones por realizar, tales como:
- Depurar expedientes de clientes.
- Comprar (o dar mantenimiento) un escáner.
- Definir qué documentos se van a escanear, el formato de nombre con el que deben guardarse y en qué orden.
- Asignar el escaneo a uno o varios responsables.
- Supervisar el escaneo.
- Autorizar los expedientes digitalizados.
- Revisar con sistemas cómo se resguardarán los expedientes digitales.
- Comprar disco duro externo (o almacenaje en la nube), etc.
No te preocupes por cometer errores, a mi suele sucederme que anoto tareas para un proyecto que en realidad son subproyectos, y es cuando estoy sumergida en la ejecución del mismo, cuando me doy cuenta y corrijo mi planeación desglosando las tareas.
Recuerda que la práctica hace al maestro y con el tiempo te volverás un arma de ejecución de tareas que tienen sentido, dado que están ligadas a un proyecto que se desprende de la Visión del Negocio, y no sólo responden a la urgencia del día a día.
No olvides dejarme tus comentarios y revisar con calma el episodio 248.
