Cómo validar la digitalización de tus documentos de comercio exterior
Tomando en cuenta la legislación actual respaldar tu expediente digital exige un sustento técnico irrefutable. Para lograr la máxima validez jurídica ante las autoridades aduaneras, debes garantizar la fecha cierta mediante los procedimientos de la NOM-151-SCFI-2016.
¿Por qué necesitas la NOM-151-SCFI-2016 en tu empresa?
Esta norma oficial mexicana establece los requisitos para conservar mensajes de datos e integrar copias digitales con valor legal probatorio. Su aplicación evita que la autoridad fiscal cuestione la autenticidad o existencia de tus archivos operativos.
Para digitalizar un expediente físico no basta con escanear un papel en formato PDF convencional. Debes tramitar una constancia de conservación que incluya un sello digital de tiempo (timestamp). Este sello comprueba la existencia del archivo desde un momento determinado y evita modificaciones posteriores.
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN Y FECHA CIERTA
————————————————————-
[ Documento Físico] ──> [ Escaneo 200+ dpi]
│
[ Timestamp / PSC] ◄── [Huella Criptográfica]
————————————————————-
Pasos técnicos para obtener un timestamp válido
Cuando vas a digitalizar un expediente, debes cumplir con el Apéndice B de la NOM-151-SCFI-2016. Asegura primero la calidad del archivo: debes utilizar una resolución mínima de 200 píxeles por pulgada (dpi) en documentos gráficos.
Posteriormente, el sistema genera la huella digital (hash) mediante un algoritmo criptográfico autorizado por la Secretaría de Economía.
El Prestador de Servicios de Certificación (PSC) recibe únicamente esa huella, vincula su firma electrónica y estampa la hora y fecha exacta. De este modo, resguardas la confidencialidad de tu información confidencial en todo momento.
Requisitos para validar un PSC autorizado por la Secretaría de Economía
No cualquier proveedor de software puede emitir constancias con validez ante la aduana. Para respaldar correctamente tus anexos de la MVE, debes confirmar que el proveedor acredite los siguientes puntos:
- Acreditación oficial: solicita la constancia emitida por la Secretaría de Economía donde se valide su figura de Tercero Legalmente Autorizado.
- Políticas de emisión: verifica el Identificador de Objeto (OID) de sus políticas de sellado e inspecciona sus certificados digitales públicos.
- Estándares internacionales: exige que el servicio opere bajo el estándar RFC 3161 en formato ASN.1 y con los algoritmos publicados en el portal oficial de la autoridad.
Asegura la validez legal de tus expedientes digitales
La correcta implementación de la norma protege tu operación contra multas y rechazos aduaneros. Además, la conservación bajo esta NOM te autoriza legalmente a destruir los soportes de papel tras culminar el cotejo, optimizando tus espacios de almacenamiento.
Si quieres conocer todos los detalles sobre la prórroga de la Manifestación de Valor Electrónica y el manejo de sus anexos, te invitamos a ver el Episodio 391 de Negocios Sin Complicaciones en YouTube.
Y para asegurar la validez jurídica de tus operaciones y obtener los formatos de contrato indispensable para transmitir la MVE y demostrar la materialidad de tus operaciones contrata el Plan Certeza MVE aquí.
